Automatiser ses rapports Word avec l’IA et Plumsail
Automatiser ses rapports techniques avec Claude AI, OpenAI, Make et Plumsail : comment une PME a divisé son temps de production par 9
Chez Lowgical Studio, nous avons accompagné une PME spécialisée dans les installations électriques, dans un projet ambitieux : automatiser la génération de leurs rapports techniques.
Le contexte : une surcharge documentaire constante
Chaque intervention de la PME donne lieu à un rapport technique structuré à destination du client final. Jusqu’à peu, ce document était entièrement produit manuellement : copier-coller depuis un rapport Bureau Veritas, rédaction à la main dans Word, insertion des tableaux, calculs, vérifications…
Côté client, un rapport prenait en moyenne 45 minutes à produire. Avec une dizaine de rapports par semaine, c’était plusieurs heures de travail sans valeur ajoutée.
Le défi : standardiser une chaîne Markdown → Word
La PME avait déjà une intuition : s’appuyer sur Claude AI (Anthropic) pour transformer leurs PDF initiaux en contenu Markdown semi-structuré. Mais le reste — formatage, calculs, logique métier, export final — demandait un vrai framework d’automatisation.
Nous avons donc construit une pipeline complète et fiable, avec deux contraintes fortes :
- Limiter l’intervention humaine au strict nécessaire
- Garder un rendu identique aux rapports Word manuels
La solution Lowgical : IA, parsing intelligent et rendu fidèle
Étape 1 : dépôt du contenu Claude via un formulaire n8n
Nous avons conçu une interface de dépôt intégrée à n8n. Le client y colle le Markdown issu de Claude et précise les infos clés : nom du site, demandeur, date, etc.
➡️ Une seule action pour l’utilisateur, le reste est automatique.
Étape 2 : extraction intelligente avec OpenAI
Même si Claude est à l’origine du texte, c’est OpenAI (GPT-3.5) qui fait le travail de tri.
- Il repère les différentes sections du Markdown (
metadata,introduction,description,réserves,récapitulatif,annexes). - Il restructure le contenu dans un JSON propre et lisible pour la suite du traitement.
- Il vérifie même les calculs mathématiques effectués par Claude (montants, pourcentages, etc.), pour garantir la fiabilité.
Ce découplage Claude/OpenAI a été clé pour fiabiliser l’ensemble.
Étape 3 : génération du Word avec Plumsail
Nous avons préconfiguré un template Word avancé dans Plumsail Documents : styles, alignement des tableaux, espacements, pagination… tout est prêt à l’avance.
Le JSON structuré est injecté automatiquement via API. Plumsail comprend les tokens ({{Titre}}, {{#each Réserves}}, etc.) et construit le document avec une fidélité parfaite au rapport manuel d’origine.
Le résultat : un rapport produit en 5 minutes au lieu de 45
- 🎯 Gain de temps : -89%
- 🧠 Zéro intervention manuelle sur le format
- 🛡 Fiabilité renforcée grâce à une double vérification Claude + OpenAI
- 📄 Rendu conforme aux attentes du client final
“Avant, je bloquais une journée chaque semaine pour ces rapports. Aujourd’hui, c’est automatique, et je ne fais qu’une vérification visuelle.” — Responsable la PME
Pourquoi cette approche change la donne
- Markdown, JSON, Word : chaque format est utilisé là où il est le plus pertinent.
- Deux IA complémentaires (Claude pour la richesse du langage, OpenAI pour la structure).
- Une logique modulaire facilement maintenable ou adaptable à d’autres clients.
- Un coût d’opération marginal une fois le système en place.
Envie d’automatiser vos documents métiers avec l’IA ?
Si vous aussi vous passez des heures à formater des documents Word, des rapports PDF ou des synthèses clients, notre méthode peut s’appliquer à votre cas.